João Gusmão, titular do ofício único de Lagoa Grande do Maranhão, explica como funciona o compliance nos cartórios extrajudiciais e cita os elementos necessários para manter a ética nas serventias
O termo compliance origina-se do verbo inglês “to comply”, que significa cumprir, obedecer, observar, satisfazer, enfim, alcançar o que lhe foi imposto. É o dever de estar em conformidade com as leis, diretrizes éticas, regulamentos internos e externos, a fim de minimizar os riscos vinculado à reputação além do risco legal/regulatório. A Lei Geral de Proteção de Dados, o Provimento nº 74/CNJ e o Provimento nº 88/CNJ são exemplos de normas que exigem compliance nos cartórios extrajudiciais.
Como o compliance tem por meta o cumprimento das normas jurídicas e das regras estabelecidas pelas serventias, ele facilita a análise das atividades desenvolvidas entre os prepostos e os clientes, e se elas estão sendo atendidas de forma ética, a fim de reduzir os riscos de atos ilícitos.
A aplicação do compliance na serventia também auxilia na capacitação e melhoria na prestação dos serviços pelos prepostos e por toda a equipe do cartório.
João Gusmão Netto, tabelião e registrador e atual titular do ofício único de Lagoa Grande do Maranhão, concedeu uma entrevista à Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Maranhão (Arpen/MA) sobre como o compliance é aplicado nos cartórios extrajudiciais do estado do Maranhão.
Leia a entrevista na íntegra:
Arpen/MA – Quais as principais características do compliance?
João Gusmão – A palavra “compliance” significa agir de acordo com uma ordem, um conjunto de regras ou um pedido. Está relacionada à integridade corporativa, ou seja, significa estar alinhado às regras da empresa, que devem ser observadas e cumpridas atentamente.
Ademais importante salientar que essas regras não se resumem apenas a casos de corrupção, pois elas também podem envolver obrigações trabalhistas, fiscais, regulatórias, entre outras. Estar em conformidade com tais regras é do que se trata a expressão “estar em compliance”, que também se refere aos controles internos e de governança corporativa.
Em suma, compliance são controles internos de governança corporativa, isto é, um conjunto de medidas e procedimentos com o objetivo de evitar, detectar e remediar a ocorrência de irregularidades, fraudes e corrupção, adotando posturas éticas sólidas e eficientes.
Portanto, existem vários benefícios com a implantação do compliance, dentre eles o aumento de controle sobre riscos, maior confiança do mercado de atuação, segurança e prevenção de dados, prevenção de possíveis fraudes, redução de custos e um ambiente de transparência.
Arpen/MA – Como funciona o compliance para o meio dos cartorários extrajudiciais?
João Gusmão – As serventias extrajudiciais devem se preocupar com decisões estratégicas para manter uma boa conduta, estando sempre atentas para identificar e reverter quaisquer ações que estejam fora dos parâmetros de qualidade e de compliance definidos em lei e normas de conduta.
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Lei 13.709/2018), o Provimento nº 74/CNJ, o Provimento nº 88/CNJ e o Provimento 59/2020 da CGJA/MA são exemplos de normas que exigem compliance nos cartórios extrajudiciais.
Portanto, é necessário haver um processo contínuo de verificação da eficiência dos processos e dos sistemas de gestão. A segurança nas operações administrativas sustenta a boa reputação e a credibilidade dos cartórios extrajudiciais, diminuindo riscos de danos e dando maior tranquilidade tanto aos notários e registradores quanto aos colaboradores e usuários dos serviços.
A comunicação deve ser transparente e eficiente, buscando a conscientização dos colaboradores e fornecedores para o cumprimento de todas as regras.
Arpen/MA – Qual primeiro passo para implementação do serviço de compliance nos cartórios?
João Gusmão – Podemos utilizar a expertise de vários profissionais que atuam na área, pois atualmente, existem muitas empresas e consultores em compliance, que podem assessorar e ajudar na implantação nas serventias extrajudiciais. Todavia, elencamos abaixo algumas condutas para implantação de compliance nos cartórios:
Implementação de um código de conduta e políticas: um código de conduta ética contemplando todas as políticas a serem adotadas na empresa, não apenas para manter a conformidade com as leis, como também para garantir uma cultura de integridade e valorização de comportamentos éticos.
Treinamento e comunicação: para garantir o sucesso do programa de compliance, é essencial que os colaboradores entendam a importância das ações para o cartório, além de conhecer as regras e o papel de cada funcionário. Isso é possível através de investimentos em treinamento e comunicação interna.
Realização de controles internos: outra ação importante é criar mecanismos de controle para assegurar que os riscos sejam minimizados, tanto interna como externamente. Se há algum indício de irregularidade, as providências necessárias devem ser tomadas, com as devidas correções e, conforme o caso, punições.
Implementação de canais de denúncia: é importante que o cartório esteja aberto a receber denúncias com relação a violações no código de conduta. Por isso, é importante manter canais internos de diálogo à disposição dos colaboradores e clientes, como e-mails, telefones e outras formas de comunicação.
Realize Due diligence (Diligência Prévia): O programa de compliance não pode ficar restrito ao comportamento da organização. Prestadores de serviços, sistemas contratados, equipe de digitalização e outros terceirizados parceiros devem ser submetidos a uma rigorosa due diligence. Ou seja, é importante avaliar o histórico de cada um deles antes de se estabelecer uma relação contratual.
Arpen/MA – Como assegurar integridade e segurança aos colaboradores por meio do compliance?
João Gusmão – Todo o trabalho desenvolvido no cartório deve ter como um dos objetivos assegurar a integridade e segurança do colaborador. Nesse sentido, os cartórios devem se adequar a todos os requisitos da legislação trabalhista, bem como aos requisitos de segurança e saúde do trabalho, buscando respeitar a dignidade e integridade de seus colaboradores e parceiros terceirizados. Portanto, o código de ética deve prever segurança e proteção aos colaboradores, preservando qualquer forma de assédio ou agressão, seja ele físico, psicológico ou moral, ou ainda qualquer forma de discriminação, preconceito ou intimidação.
Todos os colaboradores devem se respeitar mutuamente, primando pela manutenção de um ambiente de trabalho harmonioso e amistoso, devendo cooperar e colaborar entre si, independentemente das suas funções.
O ambiente de trabalho deve ser limpo e organizado, com zelo pela integridade dos arquivos e dos utensílios de trabalho do cartório, bem como deverá promover cursos periódicos de capacitação de seus colaboradores, aprimorando e buscando sempre a melhoria na prestação dos serviços.
Arpen/MA – O compliance garante a excelência no atendimento e na prestação de serviço?
João Gusmão – Sim! Com o gerenciamento dos riscos do programa de compliance, é gerado confiança e segurança para o cliente, pois garante a qualidade, controle e observação nos princípios e normas de conduta interna e externa que regem o serviço extrajudicial. Outrossim, por meio de treinamentos dos seus funcionários/colaboradores, a adequada comunicação interna para a solução de problemas, excelência na gestão das reclamações com os clientes é possível minimizar os riscos e atender melhor ao consumidor, difundindo as boas práticas de atendimento.
Arpen/MA – De que forma o compliance se aplica na LGPD?
João Gusmão – Por ser tratar de regramentos de proteção e privacidade de dados, a LGPD está intimamente ligada ao compliance, pois exige o controle na publicidade de dados sensíveis do cidadão.
Com o advento da Lei 13.709/2018, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que passou a ter vigência em setembro de 2020, além da grande revolução em termos de proteção de dados pessoais, criou um novo paradigma no direito brasileiro em termos de dados pessoais. As informações pessoais deixaram de ser tratadas juridicamente como direito de propriedade para ser consideradas emanação da dignidade da pessoa humana, como ponderado Gabriela Glitz (in, “Da privacidade de dados pessoas: o caminho para uma Lei geral de dados pessoas.”2021)
Com efeito, imperioso ressaltar que o TJMA editou o Provimento 64/2020 que institui a política pública de proteção de dados no âmbito do serviço extrajudicil no estado do Maranhão, conforme podemos observer:
Art. 3.º Os responsáveis pelas serventias extrajudiciais no Estado do Maranhão, na qualidade de titulares, interventores ou interinos, são agentes encarregados das decisões referentes ao
tratamento dos dados pessoais e devem garantir, em todas operações que realizarem, a
inviolabilidade da intimidade, da privacidade, da honra e da imagem dos usuários, guiando-se pelos seguintes princípios…
Desta feita, toda implantação do compliance na serventia extrajudicial, deve também ser aplicada e regida pelas normas de proteção de dados, em busca do estrito cumprimento e adequação nas atuais legislações, protegendo, inclusive, os dados sensíveis do cidadão.
Fonte: Assessoria de Comunicação – Arpen/MA
